- Thuiswerken is makkelijk, maar vanuit huis samenwerken met collega’s is lastig.
- Je kunt whatsappen en bellen, maar dat kan omslachtig zijn.
- Met tools als Trello, Voxer en Slack maak je thuis samenwerken gemakkelijk.
Thuiswerken betekent opeens met noise-cancelling koptelefoons – om de kinderen niet met Lego te horen gooien – videovergaderingen houden op zolderkamers of kledingkasten.
Maar productief zijn in tijden van de coronapandemie betekent ook nieuwe oplossingen om op afstand samen te werken. Want hoe maak je kilometers van elkaar verwijderd die klus af met collega’s, voor de klant waarmee je niet kunt afspreken?
Business Insider zet de beste team-apps voor je op een rij.
WhatsApp (en andere berichtenapps), gratis
De makkelijkste manier om direct contact met je collega’s te onderhouden over lopende projecten zijn berichtenapps als WhatsApp. Maak een groepschat aan en je kunt meteen aan de slag.
Apps als WhatsApp (of alternatieven als Telegram en Signal) werken natuurlijk wel als sms'en en maakt het delen, bewerken en maken van werkbestanden omslachtig. Pluspunt is dat iedereen deze software al jaren op hun smartphones, tablets en pc's hebben staan. De apps zijn gratis en gebruiksvriendelijk.
Trello, tussen de 0 en 20,83 dollar per maand/gebruiker
Trello is meer een productiviteitstool dan een overleg-app. De applicatie helpt om projecten visueel te organiseren. In zelf te creëren lijsten kun je gemakkelijk overzichtelijk maken voor wie aan welk project werkt, wat af is, wat er nog gedaan moet worden en wanneer.
Eigenlijk is Trello een groot whiteboard met post-its erop. Je kunt eenvoudig afgeronde of dringende taken heen en weer schuiven op de lijstjes.
Toch is Trello niet alleen een grote to-do-list. Aan de taken en lijsten kun je opmerkingen, deadines of bijlagen hangen om te communiceren met je collega's. Doordat alle informatie van een groepsproject op een plek is verzameld, ben je minder tijd kwijt aan lange mails of telefoontjes. Trello oogt niet alleen maar strak en professioneel, dat is het ook.
Je kunt in Trello ook via de Power Ups-functionaliteit andere team-apps verwerken in je overzicht, zoals Slack of Google Drive. Om de productiviteit nog verder te bevorderen, is er ook 'Butler'. Die automatiseert de workflow handig en snel.
Butler laat je regels instellen voor nieuwe taken, of als taken naar nieuwe lijsten verschuiven. Zo kun je instellen dat automatisch deadlines voor die taken verschijnen. Ook verbindt Butler taken die jij en andere collega's op individuele persoonlijke lijsten hebben staan.
Voor individuele gebruikers is Trello gratis, voor zakelijk gebruik betalen bedrijven tussen de 5,92 en 20,83 dollar per gebruiker per maand. Hoe meer gebruikers, hoe lager de prijs. Met de betaalde versies kunnen bedrijven onbeperkte aantallen teamborden en opdrachten aanmaken.
Google Hangouts en Microsoft Teams, gratis of tussen de 4,68 euro - 19,20 euro
In een eerder stuk over vergaderen-op-afstand zijn Google Hangouts en Microsoft Teams al ruim aan bod geweest. Deze twee team-apps zijn de twee bekendste en het makkelijkst te vinden en gebruiken.
Hangouts, of G Suite zoals de zakelijke versie heet, integreert alle bekende Google-apps zoals Calendar en Drive. Hiermee bevinden de belangrijkste zaken voor het op-afstand-samenwerken aan je vingertoppen.
Microsoft Teams integreert alle Office-applicaties als OneDrive, Powerpoint en Excel. De team-app ziet eruit als concurrent Slack. De gesprekken met collega's zijn verdeeld over kanalen voor specifieke teams, klussen of klanten. Je kunt gemakkelijk agendapunten aanmaken, bestanden delen en videovergaderen vanuit deze omgeving.
Wie kiest voor G Suite of Teams, kiest voornamelijk voor gemak en kan snel schakelen zonder nieuwe tools onder de knie te krijgen.
Slack, gratis of tussen de 6,25 en 11,75 euro
Slack is een van de meest bekende zakelijke team-apps. Je kunt ermee berichten sturen naar collega's en videobellen. De strakke, simpele vormgeving maakt het ook ideaal om kantoorhumor op afstand in leven te houden. In Slack kunnen eenvoudig apps als Calendar, Google Drive, videoconferencing-app Zoom, OneDrive en DropBox geïntegreerd worden.
In de simpelste vorm is Slack een berichtenapplicatie als WhatsApp. Maar Slack laat je makkelijk de communicatie tussen teamleden scheiden. Je kunt verschillende kanalen aanmaken voor verschillende opdrachten, afdelingen of klanten. Die 'channels' zijn publiek of af te schermen voor collega's; handig voor leidinggevenden om los van de werknemers voortgang te bespreken of om te gaan met vertrouwelijke informatie.
Slack is een handige communicatietool, maar moet concurreren met Google Hangouts en Microsoft Teams. De gratis versie is herkenbaar, gebruiken werknemers ook al veel langer in hun privésfeer en zijn daardoor makkelijk te gebruiken. Voor zakelijk gebruik kost Slack tussen de 6,25 tot 11,75 euro per maand per gebruiker.
Voxer, gratis of tussen de 3,99 en 8,33 dollar/maand/gebruiker ()
Voxer doet denken aan de manier waarop Amerikaanse vrachtwagenchauffeurs in de klassieker Smokey and the Bandit met elkaar communiceren. Deze in 2007 gelanceerde walkietalkie-app laat gebruikers met elkaar praten in korte audioberichten. Handig dus voor hun klanten die bijvoorbeeld taxibedrijven hebben.
Voxer ontpopt zich tijdens de coronacrisis nu ook als team-app voor werknemers die op afstand moeten samenwerken. Met de gratis app kan je namelijk tekstberichten, bestanden, video's en foto's versturen naar individuele gebruikers, maar ook groepen.
Voxer is gratis te downloaden voor individuen, maar er zijn ook Pro (voor kleine teams – 3,99 dollar) en Business (8,33 dollar) abonnementen die per maand en gebruiker gerekend worden. De betaalde versies bieden Walkie Talkie en adminfunctionaliteiten voor teamleiders.
Voor bedrijfsgebruik zijn twee versies beschikbaar (Business en Enterprise). Die eerste kost zes dollar per gebruiker per maand en de tweede is afhankelijk van de grootte van je bedrijf. De zakelijke versie integreert Dropbox-functionaliteiten, adminfuncties, grote groepchats met maximaal 500 mensen en onbeperkte opslagruimte. Voor Enterprise zorgt Voxer voor integratie van de app in de bedrijfsomgeving.
